Cartilha de
Orientações Trabalhistas
para Empresas

Esta cartilha tem como objetivo orientar empresas sobre cuidados básicos e obrigatórios nas relações de trabalho. Toda empresa que possui empregados deve observar as regras trabalhistas, previdenciárias e de saúde e segurança do trabalho.

O descumprimento dessas obrigações pode gerar multas administrativas, ações trabalhistas, cobrança de encargos, indenizações, danos morais, danos materiais, acidentes de trabalho e até condenações de alto valor.

Todo trabalhador que presta serviço de forma pessoal, habitual, subordinada e remunerada deve ser tratado como empregado e precisa ser registrado. A CLT define empregado como a pessoa física que presta serviços de natureza não eventual ao empregador, sob dependência deste e mediante salário.

A empresa não deve colocar ninguém para trabalhar antes da formalização adequada da admissão. Os riscos incluem:

• 1. Multas por empregado sem registro
• 2. Reclamações trabalhistas
• 3. Cobrança retroativa de salários, férias, 13º, FGTS e INSS
• 4. Reconhecimento judicial de vínculo empregatício
• 5. Problemas em acidente de trabalho
• 6. Risco previdenciário e fiscal
• 7. Autuações do Ministério do Trabalho
• 8. Dificuldade de defesa em eventual ação trabalhista

Manter empregado sem registro é uma das práticas de maior risco para a empresa. Em eventual ação trabalhista, o trabalhador poderá exigir todos os direitos do período trabalhado:

• 1. Salários
• 2. Férias acrescidas de 1/3
• 3. 13º salário
• 4. FGTS e multa do FGTS
• 5. Horas extras e adicionais legais
• 6. Verbas rescisórias e multas trabalhistas
• 7. Indenizações e honorários
• 8. Encargos previdenciários e fiscais

A empresa pode utilizar contrato de experiência para avaliar a adaptação do empregado à função. O contrato deve ser feito por escrito, com prazo determinado e controle adequado. Pela CLT, o contrato de experiência possui limite de até 90 dias, podendo ser estruturado como:

• 1. 30 + 60 dias
• 2. 45 + 45 dias
• 3. 30 + 30 dias
• 4. Prazo único de até 90 dias

Antes de iniciar as atividades, o empregado deve realizar exame admissional e ser considerado apto para a função. A NR-7 trata do PCMSO e prevê a realização obrigatória de exames médicos ocupacionais, incluindo admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de riscos ocupacionais e demissional.

A empresa não deve permitir que o empregado comece a trabalhar sem exame admissional, especialmente em atividades com risco físico, químico, biológico, ergonômico, mecânico, altura, máquinas, cozinha, limpeza, transporte, construção, manutenção ou operação de equipamentos.

A documentação trabalhista deve refletir a realidade do trabalho. Situações a evitar:

• 1. Registrar como auxiliar e exigir função de gerente
• 2. Registrar como atendente e exigir atividade de motorista
• 3. Registrar como ajudante e exigir operação de máquina
• 4. Registrar salário menor e pagar diferença "por fora"
• 5. Registrar jornada diferente da jornada real

A função deve ser compatível com atividades exercidas, salário combinado, CBO, convenção coletiva, grau de risco, exames médicos, treinamentos e EPIs necessários.

Toda empresa deve verificar qual sindicato e qual Convenção Coletiva de Trabalho se aplicam aos seus empregados. A convenção pode prever piso salarial, reajuste, benefícios, adicional de horas extras, banco de horas, trabalho em domingos e feriados, estabilidades, homologações e multas normativas.

A regra geral da Constituição Federal é jornada normal não superior a 8 horas diárias e 44 horas semanais, admitida compensação mediante acordo ou convenção coletiva.

O controle de jornada é essencial para evitar discussões sobre horas extras, atrasos, faltas e banco de horas. A CLT exige controle para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. Mesmo para empresas menores, o controle é altamente recomendado. Modalidades aceitas:

• 1. Manual
• 2. Mecânico
• 3. Eletrônico
• 4. Sistema digital
• 5. Aplicativo autorizado
• 6. Ponto por exceção (quando corretamente formalizado)

Horas extras são as horas trabalhadas além da jornada normal contratada. A Constituição assegura remuneração mínima 50% superior à hora normal.

O banco de horas pode ser instituído por acordo individual escrito para compensação em até 6 meses, ou por acordo/convenção coletiva para período maior. O banco deve controlar:

• 1. Horas positivas e negativas
• 2. Prazo para compensação
• 3. Saldo mensal
• 4. Folgas concedidas
• 5. Horas não compensadas
• 6. Regras da convenção coletiva

Todo empregado tem direito ao repouso semanal remunerado de 24 horas consecutivas, preferencialmente aos domingos, conforme a Lei nº 605/1949. Quando houver trabalho em domingos ou feriados, a empresa deve observar autorização legal, escala de revezamento, convenção coletiva e pagamento em dobro quando não houver compensação válida.

A empresa deve controlar faltas e atrasos de forma organizada. O controle deve abranger:

• 1. Comunicação de ausência
• 2. Entrega de atestado e prazo interno para justificar
• 3. Registro de atrasos e descontos
• 4. Advertências quando aplicável
• 5. Reincidência
• 6. Faltas justificadas previstas em lei

Atestados médicos devem ser analisados e arquivados. Nos afastamentos por doença comum, a empresa é responsável pelos primeiros 15 dias. A partir do 16º dia, havendo incapacidade, o caso pode ser encaminhado ao INSS.

15.1 — Faltas justificadas previstas em lei

15.2 — Tipos de afastamentos e prazos principais

Acidente de trabalho exige atenção imediata. A CAT deve ser comunicada até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, imediatamente. O protocolo de resposta:

• 1. Prestar socorro imediato
• 2. Registrar o ocorrido
• 3. Emitir CAT quando cabível
• 4. Investigar a causa
• 5. Verificar uso de EPI e treinamento
• 6. Preservar documentos
• 7. Comunicar a contabilidade / RH
• 8. Reavaliar riscos e adotar medidas preventivas

Esse é um dos maiores riscos para qualquer empresa. Se um trabalhador sem registro sofre acidente, a empresa pode enfrentar:

• 1. Reconhecimento de vínculo empregatício
• 2. Pagamento de salários e reflexos retroativos
• 3. FGTS e encargos retroativos
• 4. Multas administrativas
• 5. Danos morais e materiais
• 6. Pensão mensal por redução da capacidade de trabalho
• 7. Despesas médicas e estabilidade acidentária
• 8. Ação regressiva do INSS

A empresa deve fornecer gratuitamente os EPIs adequados aos riscos da atividade, conforme a NR-6. Exemplos:

• 1. Luvas
• 2. Óculos de proteção
• 3. Protetor auricular
• 4. Máscara / respirador
• 5. Botina de segurança
• 6. Avental
• 7. Capacete
• 8. Cinto de segurança
• 9. Protetor facial
• 10. Uniforme de proteção, quando aplicável

Se o empregado se recusar a usar EPI obrigatório, a empresa deve agir. Protocolo recomendado:

• 1. Orientar verbalmente e registrar a orientação
• 2. Treinar novamente, se necessário
• 3. Advertir por escrito em caso de reincidência
• 4. Aplicar suspensão, se persistir
• 5. Avaliar medidas disciplinares mais graves em caso de recusa reiterada
• 6. Não permitir trabalho em atividade de risco sem proteção

Todas as empresas com empregados devem observar as normas de SST. A NR-1 estabelece diretrizes gerais e requisitos para o gerenciamento de riscos ocupacionais. Obrigações principais:

• 1. PGR — Programa de Gerenciamento de Riscos
• 2. PCMSO — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
• 3. ASO admissional, periódico, retorno, mudança de risco e demissional
• 4. LTCAT, quando aplicável
• 5. Treinamentos obrigatórios
• 6. EPIs e proteções coletivas
• 7. Sinalização, máquinas e equipamentos
• 8. Ergonomia e riscos psicossociais
• 9. Ambientes insalubres ou perigosos

Todo empregado tem direito a férias anuais remuneradas com, pelo menos, 1/3 a mais que o salário normal, conforme a Constituição Federal. Pontos essenciais:

• 1. Direito adquirido após 12 meses de trabalho
• 2. Concessão dentro dos 12 meses seguintes
• 3. Pagamento até 2 dias antes do início
• 4. Acréscimo de 1/3 constitucional
• 5. Fracionamento conforme regras legais
• 6. Abono pecuniário (1/3) depende de solicitação do empregado
• 7. Férias vencidas podem gerar pagamento em dobro

Todo empregado tem direito ao 13º salário, conforme a Lei nº 4.090/1962 e a Lei nº 4.749/1965. Pontos de atenção:

• 1. 1ª parcela: entre fevereiro e novembro
• 2. 2ª parcela: até 20 de dezembro
• 3. Valor calculado por avos trabalhados no ano
• 4. Faltas injustificadas podem impactar os avos
• 5. Variáveis habituais podem integrar a base
• 6. Na rescisão, empregado recebe 13º proporcional

A folha de pagamento deve refletir corretamente salários, adicionais, horas extras, faltas, descontos, benefícios e encargos. Situações a evitar:

• 1. Salário por fora
• 2. Pagamento sem recibo
• 3. Comissão não declarada
• 4. Hora extra fora da folha
• 5. Benefício pago sem tratamento correto
• 6. Desconto indevido
• 7. Pró-labore confundido com salário
• 8. Pagamento por Pix sem identificação na folha

Pagar salário por fora é prática de alto risco: registrar salário mínimo e pagar complemento informal, pagar comissão fora da folha, pagar hora extra por fora, pagar prêmio habitual sem análise ou pagar parte em dinheiro sem recibo.

O trabalho noturno urbano é aquele executado entre 22h e 5h. A CLT prevê adicional mínimo de 20%, salvo condição mais favorável em norma coletiva. Pontos a observar:

• 1. Horário efetivamente trabalhado
• 2. Hora noturna reduzida (52min 30seg)
• 3. Prorrogação da jornada noturna
• 4. Regras da convenção coletiva
• 5. Reflexos em outras verbas

Algumas atividades podem gerar direito a adicional de insalubridade ou periculosidade, dependendo de análise técnica, laudo e enquadramento legal. Agentes que comumente exigem análise:

• 1. Produtos químicos
• 2. Ruído e calor
• 3. Frio e umidade
• 4. Agentes biológicos
• 5. Inflamáveis e eletricidade
• 6. Motocicleta
• 7. Radiações
• 8. Trabalho em altura e espaço confinado

Antes de conceder, alterar ou retirar qualquer benefício, a empresa deve verificar obrigatoriedade, reflexos trabalhistas e regras da CCT. Benefícios comuns que podem ser obrigatórios por convenção:

• 1. Vale-transporte
• 2. Vale-alimentação
• 3. Vale-refeição
• 4. Cesta básica
• 5. Seguro de vida
• 6. Convênio médico
• 7. Auxílio-creche
• 8. Prêmios e diárias

O vale-transporte deve ser analisado quando o empregado utiliza transporte público para deslocamento residência-trabalho. A empresa deve colher declaração do empregado. Erros a evitar:

• Pagar vale-transporte em dinheiro sem análise
• Descontar valor indevido
• Não fornecer quando devido
• Fornecer valor inferior ao necessário
• Não atualizar endereço e trajeto do empregado
• Manter benefício sem declaração atualizada

Quando a empresa exige uniforme, deve fornecer as peças necessárias com controle de entrega, quantidade, tamanho, substituição e devolução. Quando o uniforme envolver proteção, deve ser tratado conforme as regras de EPI ou vestimenta de proteção.

A empresa pode aplicar medidas disciplinares, mas deve agir com critério. Fatores a considerar:

• 1. Gravidade da falta e prova do ocorrido
• 2. Histórico do empregado
• 3. Proporcionalidade e imediatidade
• 4. Reincidência
• 5. Tratamento igual entre empregados

A empresa deve manter ambiente de trabalho respeitoso. Condutas a evitar: humilhações, gritos, ameaças, xingamentos, exposição pública, apelidos ofensivos, cobranças abusivas, isolamento proposital, perseguição, discriminação, retaliação e constrangimentos.

A empregada gestante possui proteção especial. A Constituição assegura licença-maternidade de 120 dias, sem prejuízo do emprego e do salário. A empresa deve observar estabilidade provisória, condições de trabalho, exames, afastamentos e regras específicas.

A contratação de menores exige cuidados específicos: idade mínima, função permitida, jornada reduzida, proibição de atividades perigosas ou insalubres, aprendizagem e frequência escolar.

O art. 477 da CLT prevê prazo de até 10 dias contados do término do contrato para pagamento das verbas rescisórias. Pontos a verificar antes de qualquer rescisão:

• 1. Tipo de contrato e período de experiência
• 2. Estabilidade provisória e acidente de trabalho
• 3. Gestante e CIPA
• 4. Afastamento previdenciário
• 5. Convenção coletiva e aviso prévio
• 6. Saldo de banco de horas
• 7. Férias vencidas e proporcionais
• 8. 13º proporcional e multa do FGTS
• 9. Exame demissional
• 10. Prazo de pagamento das verbas

Alguns empregados não podem ser demitidos sem justa causa durante determinado período. Principais hipóteses:

• Gestante (desde a confirmação até 5 meses após o parto)
• Empregado acidentado (12 meses após cessação do benefício acidentário)
• Membro da CIPA
• Dirigente sindical
• Período pré-aposentadoria previsto em CCT
• Outras hipóteses previstas em lei ou convenção coletiva

O trabalho aos domingos e feriados exige atenção à atividade, autorização legal, escala, folga compensatória e convenção coletiva. Pontos a verificar:

• 1. Se a atividade pode funcionar legalmente
• 2. Se há escala organizada
• 3. Se houve folga compensatória válida
• 4. Se a CCT exige pagamento adicional
• 5. Se o feriado foi compensado ou pago

Existe risco de reconhecimento de vínculo quando houver pessoalidade, habitualidade, subordinação, remuneração, controle de jornada, exclusividade prática, ordens diretas ou integração à rotina da empresa como funcionário.

Na área trabalhista, o que não está documentado pode ser difícil de provar. Documentos essenciais:

• 1. Contrato de trabalho
• 2. Ficha de registro
• 3. ASO admissional
• 4. Termo de entrega de EPI
• 5. Declaração de vale-transporte
• 6. Controle de ponto
• 7. Acordo de banco de horas
• 8. Recibos de pagamento
• 9. Avisos de férias
• 10. Advertências e suspensões
• 11. Comprovantes de treinamento
• 12. PCMSO e PGR
• 13. CAT quando aplicável
• 14. Documentos rescisórios

• 1. Ter empregado sem registro
• 2. Registrar depois que o empregado já começou
• 3. Não fazer exame admissional
• 4. Não controlar jornada
• 5. Não pagar horas extras
• 6. Fazer banco de horas informal
• 7. Não respeitar intervalo
• 8. Não conceder férias no prazo
• 9. Atrasar 13º salário
• 10. Pagar salário por fora
• 11. Não fornecer EPI ou fornecer sem recibo
• 12. Não treinar empregado
• 13. Não emitir CAT quando cabível
• 14. Demitir empregado estável
• 15. Ignorar convenção coletiva
• 16. Usar MEI como empregado disfarçado
• 17. Não fazer exame demissional
• 18. Não pagar rescisão no prazo
• 19. Tratar acidente como problema simples
• 20. Permitir trabalho sem proteção adequada
• 21. Não documentar advertências
• 22. Fazer descontos indevidos
• 23. Não organizar benefícios corretamente
• 24. Não consultar a contabilidade antes de decisões trabalhistas importantes

Manter empregados regularizados não é apenas uma obrigação legal. É uma forma de proteger a empresa, reduzir riscos, evitar ações trabalhistas e demonstrar profissionalismo.

Empregado sem registro, jornada sem controle, falta de EPI, ausência de exame admissional, banco de horas informal, salário por fora, atestado não comunicado, acidente sem CAT e descumprimento da convenção coletiva são situações que podem gerar prejuízos muito maiores do que o custo da regularização.