Cartilha de Orientação
Financeira e Fiscal
para Empresas

Esta cartilha tem como objetivo orientar os clientes pessoa jurídica sobre boas práticas de organização financeira, emissão de notas fiscais, separação entre pessoa física e pessoa jurídica e cuidados para evitar problemas com fiscalização, Receita Federal, Prefeitura, Estado, Simples Nacional e demais órgãos de controle.

Toda empresa aberta precisa ter movimentação financeira organizada, documentação adequada e emissão correta de notas fiscais. A falta de controle pode gerar autuações, cobrança de impostos, multas, desenquadramento do Simples Nacional, bloqueio de certidões e dificuldades para comprovar a real situação econômica da empresa.

Toda empresa deve, preferencialmente, possuir uma conta bancária em nome do CNPJ para movimentar suas receitas e despesas. Mesmo que em algumas situações o banco permita movimentações pessoais, a prática correta e segura é manter a movimentação da empresa dentro da conta pessoa jurídica.

A conta PJ deve ser utilizada para:

• 1. Receber vendas e pagamentos de clientes
• 2. Receber valores de Pix da empresa
• 3. Receber cartão, boleto, marketplace e plataformas
• 4. Pagar fornecedores e despesas da empresa
• 5. Pagar impostos
• 6. Pagar salários, encargos e pró-labore
• 7. Controlar entradas e saídas da atividade empresarial

Essa separação facilita a contabilidade, protege o sócio, melhora a gestão financeira e reduz riscos fiscais.

A empresa possui CNPJ, patrimônio, receitas, despesas e obrigações próprias. O sócio possui CPF, patrimônio, receitas e despesas pessoais. Misturar essas movimentações pode caracterizar confusão patrimonial, principalmente quando a empresa paga despesas pessoais do sócio ou quando o sócio usa sua conta pessoal para movimentar valores da empresa.

• 1. Receber vendas da empresa na conta pessoal do sócio
• 2. Receber Pix da empresa no CPF do sócio
• 3. Usar maquininha vinculada ao CPF para vendas da empresa
• 4. Usar cartão de crédito pessoal para pagar despesas recorrentes da empresa
• 5. Usar cartão da empresa para pagar despesas pessoais
• 6. Pagar mercado, farmácia, escola ou viagens pessoais pela conta PJ
• 7. Transferir dinheiro da empresa para o sócio sem controle
• 8. Retirar sem definir se é pró-labore, distribuição de lucros ou reembolso
• 9. Deixar despesas da empresa sem documento
• 10. Declarar faturamento menor do que a movimentação real
• 11. Emitir nota fiscal somente sobre parte das vendas
• 12. Receber por fora sem emissão de nota fiscal
• 13. Usar conta de terceiros para movimentar valores da empresa
• 14. Pagar despesas de outra empresa ou pessoa pela conta PJ
• 15. Manter movimentações incompatíveis com o faturamento declarado

O Pix pode ser usado normalmente pela empresa, desde que a chave Pix esteja vinculada à conta pessoa jurídica e os recebimentos sejam compatíveis com as notas fiscais emitidas e com a atividade da empresa.

O problema não é receber por Pix. O problema é receber valores da empresa sem nota fiscal, receber no CPF do sócio ou movimentar valores incompatíveis com o faturamento declarado.

As vendas feitas por cartão de crédito, cartão de débito, link de pagamento, marketplace, plataforma digital ou maquininha também precisam ser formalizadas. A Receita Federal atualizou as regras da e-Financeira e ampliou a obrigatoriedade de envio de informações por novas entidades, incluindo administradoras de cartão e instituições de pagamento.

A empresa deve ter cuidado com:

• Vendas no cartão sem emissão de nota
• Uso de maquininha de pessoa física para venda da empresa
• Recebimento em nome de terceiros
• Vendas em marketplace sem controle fiscal
• Diferença entre relatório da maquininha e notas fiscais emitidas
• Diferença entre movimentação bancária e faturamento declarado

A empresa deve emitir nota fiscal para suas vendas de mercadorias e prestações de serviços conforme a legislação aplicável ao seu município, estado, atividade, regime tributário e tipo de operação.

A nota fiscal não deve ser emitida apenas quando o cliente pede. A nota fiscal deve refletir a operação real da empresa. Devem ser observados:

• 1. NFS-e — Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
• 2. NF-e — Nota Fiscal Eletrônica de produto
• 3. NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
• 4. Cupom fiscal eletrônico, quando aplicável
• 5. Documentos fiscais exigidos por marketplaces
• 6. Regras municipais para serviços
• 7. Regras estaduais para comércio, indústria e transporte

A empresa precisa analisar se o faturamento declarado é compatível com sua estrutura de despesas. Quando a empresa possui muitas despesas e declara faturamento muito baixo, isso pode gerar indícios de:

• 1. Omissão de receita
• 2. Recebimento sem nota fiscal
• 3. Vendas por fora
• 4. Uso de conta pessoal pela empresa
• 5. Caixa incompatível
• 6. Possível risco no Simples Nacional

A empresa deve analisar mensalmente se o faturamento é suficiente para cobrir suas despesas e gerar lucro. O levantamento mensal deve incluir todos os custos da operação:

• 1. Despesas fixas e variáveis
• 2. Compras de mercadorias
• 3. Custos com funcionários e encargos
• 4. Impostos e parcelamentos
• 5. Taxas de cartão e tarifas bancárias
• 6. Aluguel, energia, sistemas
• 7. Pró-labore e retiradas dos sócios

Como referência gerencial, recomenda-se trabalhar com margem mínima de aproximadamente 30% sobre as despesas:

A emissão de notas deve considerar todas as operações realizadas pela empresa, independentemente da forma de recebimento. Devem ser considerados:

• 1. Pix
• 2. Cartão de crédito e débito
• 3. Dinheiro
• 4. Boleto
• 5. Transferência bancária
• 6. Marketplace
• 7. Link de pagamento
• 8. Venda a prazo e crediário
• 9. Recebimento por terceiros
• 10. Plataformas digitais

A conta da empresa não deve ser usada como extensão da conta pessoal do sócio. Não é recomendado pagar pela conta PJ:

• 1. Mercado da família
• 2. Farmácia pessoal
• 3. Escola dos filhos
• 4. Roupas e viagens particulares
• 5. Restaurantes sem relação com a atividade
• 6. Contas pessoais de água, luz, internet ou telefone
• 7. Financiamento pessoal ou cartão de crédito pessoal
• 8. Despesas de familiares
• 9. Veículo pessoal sem relação com a empresa
• 10. Despesas de outra empresa

O ideal é que a empresa possua cartão próprio vinculado ao CNPJ. O cartão pessoal do sócio não deve ser usado como rotina para pagar despesas da empresa. Da mesma forma, o cartão da empresa não deve ser usado para pagar despesas pessoais.

Excepcionalmente, se o sócio pagar alguma despesa da empresa com recursos próprios, isso deve ser tratado como reembolso, adiantamento ou aporte, com documento comprobatório e registro adequado.

As retiradas dos sócios precisam ser organizadas e classificadas corretamente. As principais formas são:

• 1. Pró-labore
• 2. Distribuição de lucros
• 3. Reembolso de despesa
• 4. Empréstimo entre sócio e empresa
• 5. Adiantamento
• 6. Devolução de capital (quando formalizada)

Quando o sócio coloca dinheiro na empresa, é necessário identificar se o valor será tratado como:

• 1. Empréstimo do sócio para a empresa
• 2. Aporte temporário
• 3. Integralização de capital
• 4. Adiantamento para futuro aumento de capital
• 5. Reembolso de despesa

Toda despesa da empresa precisa ter documento que comprove sua origem, finalidade e relação com a atividade empresarial. A empresa deve manter:

• 1. Notas fiscais de compras e serviços tomados
• 2. Contratos e recibos válidos
• 3. Comprovantes bancários e de Pix
• 4. Boletos pagos e faturas
• 5. Relatórios de plataformas e cartão
• 6. Comprovantes de frete e taxas
• 7. Documentos trabalhistas
• 8. Comprovantes de empréstimos e financiamentos

Vendas em dinheiro também precisam ser registradas e documentadas. O fato de o recebimento ocorrer em espécie não elimina a obrigação fiscal. A empresa deve evitar:

• Venda em dinheiro sem nota
• Caixa paralelo
• Pagamento de despesas com dinheiro não registrado
• Retirada de dinheiro sem controle
• Diferença entre estoque, vendas e notas fiscais
• Depósito em dinheiro sem origem comprovada

Empresas que vendem por marketplace ou plataformas digitais devem ter cuidado redobrado. Devem ser controlados:

• 1. Valor bruto das vendas
• 2. Comissões e taxas de intermediação
• 3. Fretes
• 4. Cancelamentos e devoluções
• 5. Repasse líquido
• 6. Relatórios da plataforma
• 7. Notas fiscais emitidas

Empresas comerciais e industriais precisam manter atenção à compatibilidade entre compras, estoque, vendas e notas fiscais. A análise deve considerar:

• 1. Compras de mercadorias
• 2. Estoque inicial e final
• 3. Vendas realizadas
• 4. Devoluções e perdas
• 5. Bonificações e trocas
• 6. Consumo interno
• 7. Margem de lucro

Nem todo valor que entra na conta da empresa é receita de venda. Pode ser:

• 1. Empréstimo bancário ou capital de giro
• 2. Financiamento
• 3. Aporte de sócio
• 4. Estorno ou reembolso
• 5. Devolução de fornecedor
• 6. Recebimento de seguro
• 7. Venda de ativo
• 8. Transferência entre contas da própria empresa

Empresas optantes pelo Simples Nacional precisam ter cuidado com faturamento, despesas, compras, movimentação bancária e emissão de notas fiscais. A falta de organização pode gerar:

• 1. Apuração incorreta do DAS
• 2. Omissão de receita
• 3. Multas e juros
• 4. Exclusão do Simples Nacional
• 5. Tributação retroativa
• 6. Perda de benefícios do regime
• 7. Fiscalização federal, estadual ou municipal

Omissão de receita ocorre quando a empresa realiza venda ou prestação de serviço e não declara corretamente essa receita. Situações de risco:

• 1. Receber por Pix sem emitir nota
• 2. Receber no CPF do sócio
• 3. Vender por cartão sem nota fiscal
• 4. Vender em dinheiro sem controle
• 5. Usar maquininha de terceiros
• 6. Movimentar valores incompatíveis com faturamento
• 7. Comprar muito e vender pouco oficialmente
• 8. Pagar despesas altas com faturamento declarado baixo
• 9. Estoque incompatível com notas emitidas
• 10. Relatórios de marketplace maiores que o faturamento declarado

A empresa deve ter uma rotina simples de conferência mensal. Mensalmente, verificar:

• 1. Se todas as vendas e serviços foram registrados
• 2. Se as notas fiscais foram emitidas corretamente
• 3. Se os recebimentos por Pix, cartão e dinheiro estão compatíveis com as notas
• 4. Se os relatórios de marketplace foram conferidos
• 5. Se as despesas da empresa possuem documentos
• 6. Se as despesas pessoais ficaram fora da conta PJ
• 7. Se as retiradas dos sócios foram controladas
• 8. Se o faturamento cobre as despesas e há lucro
• 9. Se existe alguma movimentação sem explicação
• 10. Se há necessidade de ajustar preços, margem ou controle

Empresa não existe apenas para pagar contas. Empresa precisa gerar lucro. Uma empresa que vende, paga despesas e não sobra nada precisa rever:

• 1. Preço de venda e margem de lucro
• 2. Custos fixos e despesas desnecessárias
• 3. Compras e estoque
• 4. Taxas de cartão e comissões
• 5. Retiradas dos sócios
• 6. Carga tributária e regime tributário
• 7. Organização financeira geral

Retirar dinheiro conforme a necessidade pessoal, sem observar se a empresa tem lucro e caixa suficiente, pode gerar:

• 1. Falta de dinheiro para pagar impostos
• 2. Atraso com fornecedores e salários
• 3. Uso de empréstimos desnecessários
• 4. Endividamento e falta de capital de giro
• 5. Dificuldade para saber se a empresa dá lucro

• 1. Usar conta bancária pessoa jurídica
• 2. Usar Pix vinculado ao CNPJ
• 3. Usar cartão da empresa apenas para despesas da empresa
• 4. Não usar conta pessoal para receber vendas
• 5. Emitir notas fiscais corretamente em todas as operações
• 6. Registrar vendas em dinheiro
• 7. Controlar vendas por cartão e marketplace
• 8. Separar despesas pessoais e empresariais
• 9. Controlar retiradas dos sócios
• 10. Definir pró-labore quando aplicável
• 11. Distribuir lucros com base em resultado real
• 12. Guardar documentos de compras e despesas
• 13. Acompanhar despesas mensais
• 14. Trabalhar com margem de lucro
• 15. Formalizar empréstimos e aportes
• 16. Evitar movimentações sem origem
• 17. Consultar a contabilidade antes de fazer operações fora do padrão

A empresa deve procurar orientação contábil antes de realizar ou manter as seguintes práticas:

• 1. Receber valores da empresa no CPF
• 2. Usar conta de terceiros
• 3. Vender sem nota fiscal
• 4. Ter despesas maiores que o faturamento
• 5. Fazer retiradas elevadas sem lucro
• 6. Fazer empréstimos sócio/empresa sem formalização
• 7. Trabalhar com caixa negativo
• 8. Ter movimentação bancária superior ao faturamento declarado
• 9. Ter vendas em marketplace sem controle fiscal
• 10. Ter divergência entre estoque, compras e vendas

• 1. Toda venda deve ser registrada
• 2. Toda prestação de serviço deve ser registrada
• 3. Toda nota fiscal deve refletir uma operação real
• 4. Toda entrada de dinheiro precisa ter origem
• 5. Toda despesa precisa ter documento
• 6. Conta PJ deve ser usada para movimentação da empresa
• 7. Conta pessoal não deve receber valores da empresa
• 8. Cartão da empresa não deve pagar despesas pessoais
• 9. Retirada de sócio precisa ter classificação adequada
• 10. Faturamento precisa ser compatível com despesas
• 11. Empresa precisa gerar lucro
• 12. Movimentação bancária, notas e despesas precisam ser coerentes
• 13. A contabilidade deve refletir a realidade da empresa
• 14. Antes de fazer algo fora do padrão, consulte o escritório contábil

Manter a empresa regular não depende apenas de pagar impostos. Depende também de organização financeira, emissão correta de notas fiscais, separação entre pessoa física e pessoa jurídica e controle das movimentações.

A empresa que mistura conta pessoal com conta empresarial, recebe sem nota, paga despesas pessoais pela empresa ou declara faturamento incompatível com suas despesas aumenta significativamente o risco de problemas fiscais e financeiros.